采购风险和防范措施

风盾堂

文/姜妍慧

采购活动是企业生产运作的起点，是企业降低成本、增加利润的重要环节。受到内外部环境不可控因素的影响，采购活动各个环节中都存在不同程度的风险。如果不对这些风险加以深入研究和控制，企业采购过程中就非常容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等腐败现象，同时也容易出现积压浪费，更有甚者还可能出现包括质量问题、交付不及时、增加成本、上当受骗等情况。因此采购风险防范是企业经营管理的重中之重。

采购风险与业务流程

采购风险

“采购风险”是指企业在采购过程中出现的采购员“暗箱操作”、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等腐败现象，或者出现采购物品积压浪费、质量不达标、交付不及时等各种意外情况，导致采购的实际结果与企业预期目标相偏离的程度和此偏离程度给企业带来损失的可能性。

采购业务流程

采购作为企业供应链管理过程中非常重要的一个环节，其主要是指企业在一定的条件下，将市场上的某类产品或服务购买回来作为企业生产发展的资源，以此来保证企业各个环节能够正常运转的一项活动。

采购环节的业务流程较多，因此风险发生的概率也比较大。采购业务流程如图1所示。

采购风险的识别

通过分析采购流程图，将采购活动进行分解，针对不同的业务节点，分析不同风险情况，将采购风险区分为业务风险及管理风险两大类。

业务风险

市场风险

：由政府政策的变化等外因导致的市场需求等方面的变化，导致采购活动无法及时调整；

计划风险

：在指定采购计划的过程中，由于采购人员对市场的分析不到位、对所要进行的采购项目管理不科学等内部原因， 导致采购活动与企业的采购目标发生了较大的偏离；

合同风险

：双方在拟定合同的过程中合同条款模糊不清，盲目签约；或是合同的签订违反法律规定，例如采购人员利用职务之便，收受贿赂，私自泄露企业的招标信息；

意外风险

：由于供应商合同在实际履行过程中不按照协议，中途偏离预定的目标，在很大程度上给企业带来意想不到的风险；

违约风险

：供应商在交货时间、交货地点等方面违反合同，给企业带来损失；

采购价格风险

：在制定合同条款时对采购价格的约定较模糊，最终交货时产生价格争议；

商业发票风险

：由于供应商开具的商业发票性质及金额有误，可能会给企业造成无法入账审批等风险；

质量风险

：在质量上参差不齐、滥竽充数，在货物的规格上不按企业规定私自调整等，使所供应的货物无法满足企业生产要求；

数量风险

：由于供应商为企业提供的货物在数量上缺斤短两，不能满足企业所需数量，使企业面临停产风险；

滞销风险

：采购员进行采购活动的过程中，对市场的预估有误，导致盲目采购，最终造成产品贬值滞销；

脱销风险

：采购物品的数量不能满足生产部门的实际需要，不能做到及时供应，导致实际的生产不得不中断；

赠品到货风险

：由于供应商承诺给企业的附赠品不能及时到货，导致企业的一系列营销活动不能顺利开展，错过商机；

库存成本风险

：由于采购过程中没有按照经济订购批量来进行采购，导致采购物品的数量远大于目前所需，造成库存成本的大大增加；

管理风险

责任风险

：企业在招聘、培训采购人员的过程中，首先对应聘人员的基本信息未能切实把好关，对其能力的测试等环节也没有做到深入细致，导致招聘到企业中来的采购员本身素质、能力等各方面良莠不齐，为企业带来法律及业务方面的责任风险；

腐败风险

：在员工的培训环节也没有着重强调采购人员应该具备的各项素质及应该遵守的纪律，给企业的营运带来腐败风险。

采购风险评估与分级

采购风险评估

在识别出了以上十五种采购风险之后，要开展的就是采购风险的评估，根据国内比较流行的风险识别标准来为十五种采购风险进行评分，将对风险威胁程度高、对公司发展危害性大、对策的可操作性较低的定为典型性采购风险，并进行细致研究，如表1所示。

采购风险ABC分类

将以上识别出的十五种潜在采购风险，根据风险识别评分表中的分数，从高到低来进行排序，然后按照各种采购风险所得分数在整体上所占的比例来进行ABC分类，确定出风险级别，如表2所示。

A级风险：如果这种风险发生，可能会给企业造成70%-80%的损失；

B级风险：如果这种风险发生，可能会给企业造成10%-20%的损失；

C级风险：如果这种风险发生，可能会给企业造成0-10%的损失。

采购风险分析

根据ABC分类的方法将潜在采购风险划分为三个级别，分析风险发生的原因，再细致分析这三个级别的采购风险对公司经济、生产、信誉等方面的影响。按照这种方法来划分风险的严重性，如表3所示。

采购风险防范措施

根据对风险严重性的划分以及针对不同风险采取的不同的应对措施，使采购风险的等级划分和应对策略都有了系统的认识，接下来的章节主要将对评估过后的采购风险进行以下分类：

（1）按照采购流程的环节分类，即在供应商的选择、采购合同的制定、招投标流程等环节都可能产生什么样的风险。

（2）按照采购风险管理方法分类，与各种类型的采购风险进行一一匹配，进行有针对性的管理。

前面已经过筛选与等级的设定，现从采购过程中可能发生的所有风险中选出八大类较为典型的风险来进行系统研究，分别为：市场风险、计划风险、自然意外风险、合同风险、质量风险、数量风险、原材料及产成品等物品的库存成本风险和采购人员自身的腐败风险。现就这八类风险进行分析，并给出与之相匹配的应对措施，如表4所示。

采购企业应系统分析本企业采购过程中存在的风险，采取有针对性的方法及策略，有效降低采购风险的发生率，使企业能够顺利进行采购活动，为企业节省各项成本、提高采购效率。